Procedure for Requesting the Support Letters from the National Erasmus+ Office (NEO) in Georgia

მხარდაჭერის წერილი

Erasmus+-ის ეროვნული ოფისიდან მხარდაჭერის წერილის გამოთხოვის პროცედურები

მიზანი: მხარდაჭერის წერილი წარმოადგენს ოფიციალურ დადასტურებას Erasmus+ საქართველოს ეროვნული ოფისის მიერ, რომელიც გაიცემა, მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ ამას მოითხოვენ შესაბამისი საელჩოები საერთაშორისო კრედიტების მობილობის პროგრამებისთვის ვიზების გაცემის პროცესში.

  • მოთხოვნების დამუშავების ვადები
  • მოთხოვნები დამუშავდება 10 (ათი) სამუშაო დღის ვადაში.
  • მოთხოვნები წარდგენილ უნდა იქნას მშობლიური უნივერსიტეტის მიერ;
  • უშუალოდ სტუდენტების მიერ წარდგენილი მოთხოვნები, რომლებსაც არ აქვთ მშობლიური უნივერსიტეტის მხარდაჭერა, არ განიხილება;
  • არასრული დოკუმენტაციით წარდგენილი მოთხოვნები არ დამუშავდება შესწორებამდე;
  • უნივერსიტეტებმა მხედველობაში უნდა მიიღონ ეს ვადები მხარდაჭერის წერილების მოთხოვნისას.
  • წარდგენის მეთოდი
  • ყველა მოთხოვნა წარდგენილი უნდა იქნას გუგლ ფორმის შესაბამისი დოკუმენტის მეშვეობით, რომელიც მოიცავს ეტაპობრივ ინსტრუქციას. ელექტრონული ფოსტით ან სხვა არხებით გამოგზავნილი მოთხოვნები არ დამუშავდება.
  • გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ მხარდაჭერის წერილი ავტომატურად გენერირდება ფორმაში მოცემული ინფორმაციის საფუძველზე. არასწორად მითითებული ინფორმაციის შემთხვევაში, შესაძლოა, წერილში იყოს უზუსტობები. ნებისმიერი წარმოდგენილი ინფორმაცია ჩაითვლება ზუსტად და მის სისწორეზე სრულად პასუხისმგებლობა ეკისრება მხოლოდ განმცხადებელს.
  • საჭირო დოკუმენტაცია
  • გუგლ ფორმის მეშვეობით წარმოდგენილ უნდა იქნას შემდეგი დოკუმენტაცია:
    • მასპინძელი უნივერსიტეტის მოწვევის წერილი;
    • მხარდაჭერის წერილი მშობლიური უნივერსიტეტიდან;

გთხოვთ გაითვალისწინოთ:

  • მშობლიური უნივერსიტეტის მხარდაჭერის წერილი წარდმოდგენილი უნდა იყოს ოფიციალურ ბლანკზე (მონახაზი ხელმისაწვდომია ზემოთ აღნიშნულ გუგლ ფორმაში), რექტორის ბეჭდით და ხელმოწერით, რაც ადასტურებს, რომ სტუდენტის შერჩევა განხორციელდა Erasmus+ პროგრამის და Erasmus+ ICM სახელმძღვანელოების სრული დაცვით.
  • თუ დოკუმენტს ხელს აწერს რექტორის გარდა სხვა წარმომადგენელი, გთხოვთ, ასევე წარმოადგინოთ დელეგირება ან შიდა მანდატი, რომელიც ადასტურებს უფლებამოსილი ხელმომწერის ვინაობას, მისი მოქმედების ვადის ჩათვლით.
  • ვერიფიკაცია და დამუშავება
  • მოთხოვნები განიხილება მხოლოდ მას შემდეგ, რაც მშობლიური უნივერსიტეტი წარადგენს ყველა საჭირო დოკუმენტს;
  • არასრულად ან შეუსაბამოდ წარდგენილი დოკუმენტები დაუბრუნდება განმცხადებელს გასწორებისთვის;
  • 10 სამუშაო დღის დამუშავების პერიოდის ათვლა იწყება მხოლოდ სრულყოფილი მოთხოვნის მიღების შემდეგ;
  • ვერიფიკაციის შემდეგ, NEO-ს დამხმარე წერილი მზადდება PDF ფორმატში და იგზავნება მშობლიურ უნივერსიტეტში (გუგლ ფორმაში მითითებული მიმღები) და/ან შესაბამის საელჩოში.
  • მნიშვნელოვანი შენიშვნა
  • მხარდაჭერის წერილი არ იძლევა ვიზაზე განაცხადის წარმატებით დაკმაყოფილების გარანტიას;
  • Erasmus+-ის ეროვნული ოფისი საქართველოში არ არის პასუხისმგებელი ვიზის გაცემის პროცედურებზე ან საელჩოებისა და საკონსულოების მიერ მიღებულ გადაწყვეტილებებზე;
  • სტუდენტები სრულად არიან პასუხისმგებელნი შემდეგზე:
    • სავიზო ვიზიტის დაჯავშნაზე;
    • განაცხადების წარდგენაზე;
    • საელჩოების მიერ მოთხოვნილი დამატებითი დოკუმენტების მიწოდებაზე.
  • შესაბამისი საელჩოების სამუშაო გრაფიკისა და ხელმისაწვდომობის გათვალისწინებით, რეკომენდებულია სავიზო პროცედურებისთვის მომზადების გონივრულ დროით ჩარჩოში დაგეგმვა.

შენიშვნა: პროცედურა წარმოადგენს ფორმალურ მოთხოვნას, როგორც ეს ოფიციალურად არის გამოქვეყნებული ვებსაიტზე და სრულად სავალდებულოა ყველა მონაწილისთვის.

Aim: The aim of the support letters is to prepare the official confirmations issued by the National Erasmus+ Office in Georgia,  only when required by the relevant embassies for issuing visas for Erasmus+ ICM credit mobility programmes.

  1. Timeline for Processing Requests

  • Requests will be processed in 10 (ten) working days time.
  1. Requests must be submitted by the home university;
  2. Requests submitted directly by students without home university support will not be processed under any circumstances;
  3. Requests submitted with incomplete documentation will not be processed until corrected;
  4. Universities must consider this timeline when requesting the support letters.

  1. Submission Method

  • All requests must be submitted through the designated Google Form – which incorporates step by step guide. Requests sent by email or other channels will not be processed. 
  • Please note, the support letter will be generated automatically based on the information provided in the form. Any incorrect entries may result in inaccuracies in the letter. All submitted information will be considered accurate and complete, and the responsibility for its correctness rests solely with the applicant.

  1. Required Documentation

  • Must submit the following documentation through the google forms:
    1. Invitation Letter from the Host University;
    2. Support Letter from the Home University;
      Please note:
      – Support letter from the home university must be issued on official letterhead (draft available in above-mentioned Google forms), stamped and signed by the Rector, confirming that the student selection took place in full compliance with all       Erasmus+ Programme Guide and Erasmus+ ICM Handbook.
      – If the document is signed by a representative other than the Rector, please also provide the delegation or internal mandate confirming the authorised signatory, including its validity period.  

  1. Verification and Processing

  • Requests are reviewed only after all required documents are submitted by the home university;
  • Incomplete or inconsistent submissions will be returned for correction;
  • The 10 (ten) working days processing period begins only once a complete request is received;
  • After verification, the NEO Support Letter is prepared in PDF format and sent to the home university (the recipient indicated in the Google Form) and/or the relevant embassy.

  1. Important Notice

  • Support letter does not guarantee a successful visa application;
  • The Erasmus+ National Office in Georgia is not responsible for visa procedures or decisions made by embassies and consulates;
  • Students remain entirely responsible for: 
    • booking visa appointments;
    • submitting applications;
    • providing additional documents required by embassies.
  • Given the timelines and availability of the embassies specific to them, it is recommended to carefully schedule and start visa preparations in good time.

Note: The procedure constitutes a formal requirement, as officially published on the website, and is fully binding on all participants.