Procedure for Requesting the Support Letters from the National Erasmus+ Office (NEO) in Georgia

ENG/GEO

Purpose: The letter of support is an official confirmation from the Erasmus+ National Office in Georgia, which is issued only if requested by the relevant embassies during the visa issuance process for international credit mobility programs.

  1. Timeline for Processing Requests
  • Requests will be processed in 10 (ten) working days.
  1. Requests must be submitted by the home University; 
  2. Requests submitted directly by students without home University support will not be processed;
  3. Requests submitted with incomplete documentation will not be processed until corrected. (Requests submitted with incorrect or incomplete information, will be returned to the university for correction. Time taken by the university to provide corrections will be added to the standard processing time. For example, if the university takes 2 days for correction, the total processing time will be 10+2 days from the original submission date).
  4. Universities must consider this timeline when requesting the support letters.
  1. Submission Method
  • All requests must be submitted through the designated Google Form – which incorporates step by step guide. Requests sent by email or other channels will not be processed.
  • Please note, the support letter will be generated automatically based on the information provided in the form. Any incorrect entries may result in inaccuracies in the letter. All submitted information will be considered accurate and complete, and the responsibility for its correctness rests solely with the applicant.
  1. Required Documentation
  • Must submit the following documentation through the google forms:
    1. Invitation Letter from the Host university
    2. Support Letter from the Home university (The support letter must be signed by the Rector or by another duly authorised representative of the institution who is legally entitled to sign documents on its behalf, and it must bear the official institutional stamp. Where the letter is signed by a person other than the Rector, a formal letter of mandate or delegation of authority, issued and signed by the competent institutional authority and valid at the time of signature, must be provided.)
    3. Inter-institutional Agreement signed between the host and home university. The agreement must be signed and stamped.
  1. Guideline on how to fill out the Home university support letter form
  • The support letter form must be filled out in English; 
  • All sections of the form must be filled out with accurate and correct information;
  • The form  must include the full Erasmus+ project identification number (General references such as “KA171” or “KA-171 ICM” will not be accepted).

Please note:
– The support letter must be issued on official letterhead (Draft available online through google forms), stamped and signed by the Rector or by another duly authorised representative of the institution, confirming that the student selection took place in full compliance with all Erasmus+ Programme Guide and Erasmus+ ICM Handbook.

  1. Processing
  • Requests are reviewed only after all required documents are submitted by the Home University;
  • Incomplete or inconsistent submissions will be returned for correction;
  • The 10 (ten) working days processing period begins from the date of submission. If a submission contains incorrect or incomplete information, any time taken by the university to provide corrections will be added to the 10-day processing period;
  • After verification, the NEO Support Letter is prepared in PDF format and sent to the home university (the recipient indicated in the Google Form) and/or the relevant embassy.
  1. Important Notice
  • Support letter does not guarantee a successful visa application;
  • The Erasmus+ National Office in Georgia is not responsible for visa procedures or decisions made by embassies and consulates;
  • Students remain entirely responsible for: 
    • booking visa appointments;
    • submitting applications;
    • providing additional documents required by embassies.

Given the timelines and availability of the embassies specific to them, it is recommended to carefully schedule and start visa preparations in good time.

NOTA BENE: The procedure constitutes a formal requirement, as officially published on the website, and is fully binding on all participants.

მიზანი: მხარდაჭერის წერილი წარმოადგენს ოფიციალურ დასტურს Erasmus+ საქართველოს ეროვნული ოფისის მიერ, რომელიც გაიცემა, მხოლოდ იმ შემთხვევაში, თუ ამას მოითხოვენ შესაბამისი საელჩოები საერთაშორისო კრედიტების მობილობის პროგრამებისთვის ვიზების გაცემის პროცესში.

  1. მოთხოვნების დამუშავების ვადები
  • მოთხოვნები დამუშავდება 10 (ათი) სამუშაო დღის ვადაში.
    1. მოთხოვნები წარდგენილ უნდა იქნას მშობლიური უნივერსიტეტის მიერ;
    2. უშუალოდ სტუდენტების მიერ წარდგენილი მოთხოვნები, რომლებსაც არ აქვთ მშობლიური უნივერსიტეტის მხარდაჭერა, არ განიხილება;
    3. არასრული დოკუმენტაციით წარდგენილი მოთხოვნები არ დამუშავდება შესწორებამდე. (არასწორი ან არასრული ინფორმაციით წარმოდგენილი მოთხოვნები დაუბრუნდება უნივერსიტეტს შესწორების მიზნით. უნივერსიტეტის მიერ შესწორებების წარდგენისთვის დახარჯული დრო დაემატება სტანდარტულ დამუშავების ვადას. მაგალითად,  თუ უნივერსიტეტს შესწორებების განხორციელებისთვის დასჭირდება 2 სამუშაო დღე, მოთხოვნის საერთო დამუშავების ვადა განისაზღვრება 10 + 2 სამუშაო დღით, მოთხოვნის თავდაპირველი წარდგენის თარიღიდან).
    4. უნივერსიტეტებმა საჭიროა გაითვალისწინონ აღნიშნული ვადები მხარდაჭერის წერილების მოთხოვნისას. 2. წარდგენის მეთოდი
  1. წარდგენის მეთოდი
  • ყველა მოთხოვნა წარდგენილი უნდა იქნას გუგლ ფორმის შესაბამისი დოკუმენტის მეშვეობით, რომელიც მოიცავს ეტაპობრივ ინსტრუქციას. ელექტრონული ფოსტით ან სხვა არხებით გამოგზავნილი მოთხოვნები არ დამუშავდება.
  • გთხოვთ გაითვალისწინოთ, რომ მხარდაჭერის წერილი ავტომატურად გენერირდება ფორმაში მოცემული ინფორმაციის საფუძველზე.
  • არასწორად მითითებული ინფორმაციის შემთხვევაში, შესაძლოა, წერილში იყოს უზუსტობები. ნებისმიერი წარმოდგენილი ინფორმაცია ჩაითვლება ზუსტად და მის სისწორეზე სრულად პასუხისმგებლობა ეკისრება მხოლოდ განმცხადებელს.
  1. საჭირო დოკუმენტაცია

გუგლ ფორმის მეშვეობით წარმოდგენილ უნდა იქნას შემდეგი დოკუმენტაცია:

  • მასპინძელი უნივერსიტეტის მოწვევის წერილი;
  • მხარდაჭერის წერილი მშობლიური უნივერსიტეტიდან  (მხარდაჭერის წერილი უნდა იყოს ხელმოწერილი რექტორის მიერ ან დაწესებულების სხვა უფლებამოსილი წარმომადგენლის მიერ, რომელსაც კანონმდებლობის შესაბამისად აქვს დოკუმენტებზე ხელმოწერის უფლება, და უნდა იყოს დამოწმებული დაწესებულების ოფიციალური ბეჭდით. იმ შემთხვევაში, თუ წერილს ხელს აწერს რექტორის გარდა სხვა პირი, აუცილებელია წარდგენილ იქნას მანდატის წერილი ან უფლებამოსილების დელეგირების დოკუმენტი, რომელიც გაცემული და ხელმოწერილია შესაბამისი უფლებამოსილი ორგანოს მიერ და ძალაშია ხელმოწერის მომენტში).
  • მშობლიურ და მასპინძელ უნივერსიტეტებს შორის გაფორმებული ხელშეკრულება (Inter-Institutional Agreement)
  1. როგორ შევავსოთ მშობლიური უნივერსიტეტის მხარდაჭერის წერილის ფორმა
  • მხარდაჭერის წერილის ფორმა უნდა შეივსოს ინგლისურ ენაზე;
  • ფორმის ყველა ველი უნდა შეივსოს სრულყოფილი და ზუსტი ინფორმაციით;
  • ფორმაში სავალდებულოა მითითებული იყოს Erasmus+ პროექტის სრული საიდენტიფიკაციო ნომერი (ზოგადი საიდენტიფიკაციო ნომერი, როგორიცაა „KA171“ ან „KA-171 ICM“, არ იქნება განხილული).

გთხოვთ გაითვალისწინოთ:

 – მშობლიური უნივერსიტეტის მხარდაჭერის წერილი უნდა გაიცეს ოფიციალურ ბლანკზე (ფორმის შაბლონი ხელმისაწვდომია Google Forms-ის მეშვეობით), უნდა იყოს დამოწმებული დაწესებულების ბეჭდით და ხელმოწერილი რექტორის ან დაწესებულების სხვა უფლებამოსილი წარმომადგენლის მიერ, და უნდა ადასტურებდეს, რომ სტუდენტის შერჩევა განხორციელდა Erasmus+ პროგრამის გზამკვლევის და Erasmus+ Erasmus+ ICM სახელმძღვანელოს  სრული დაცვით.

  1. მოთხოვნის დამუშავება
  • მოთხოვნები განიხილება მხოლოდ მას შემდეგ, რაც მშობლიური უნივერსიტეტი წარადგენს ყველა საჭირო დოკუმენტს;
  • არასრულად ან შეუსაბამოდ წარდგენილი დოკუმენტები დაუბრუნდება განმცხადებელს გასწორებისთვის;
  • მოთხოვნის დამუშავების ვადა შეადგენს 10 (ათი) სამუშაო დღეს. არასწორი ან არასრული ინფორმაციით წარდგენილი მოთხოვნის შემთხვევაში, უნივერსიტეტის მიერ შესწორებების წარდგენისთვის დახარჯული დრო დაემატება სტანდარტულ დამუშავების ვადას.
  • ვერიფიკაციის შემდეგ, ეროვნული ოფისის მხარდაჭერის წერილი მზადდება PDF ფორმატში და იგზავნება მშობლიურ უნივერსიტეტში (გუგლ ფორმაში მითითებული ადრესატი) და/ან შესაბამის საელჩოში.
  1. მნიშვნელოვანი შენიშვნა
  • მხარდაჭერის წერილი არ იძლევა ვიზაზე განაცხადის წარმატებით დაკმაყოფილების გარანტიას;
  • Erasmus+-ის ეროვნული ოფისი საქართველოში არ არის პასუხისმგებელი ვიზის გაცემის პროცედურებზე ან საელჩოებისა და საკონსულოების მიერ მიღებულ გადაწყვეტილებებზე
  • სტუდენტები სრულად არიან პასუხისმგებელნი შემდეგზე:
    • სავიზო ვიზიტის დაჯავშნაზე
    • განაცხადების წარდგენაზე;
    • საელჩოების მიერ მოთხოვნილი დამატებითი დოკუმენტების მიწოდებაზე.

შესაბამისი საელჩოების სამუშაო გრაფიკისა და ხელმისაწვდომობის გათვალისწინებით, რეკომენდებულია სავიზო პროცედურებისთვის მომზადების გონივრულ დროით ჩარჩოში დაგეგმვა.

შენიშვნა: პროცედურა წარმოადგენს ფორმალურ მოთხოვნას, როგორც ეს ოფიციალურად არის გამოქვეყნებული ვებსაიტზე და სრულად სავალდებულოა ყველა მონაწილისთვის.